На этапе оформления вы будете в Москве или в Санкт-Петербурге?

Назовите фактическое место нахождения на планируемую дату и уточните, требуется ли личное присутствие или возможно дистанционное оформление.

Пример: «На предполагаемую дату буду в Санкт-Петербурге. Подскажите, нужно ли приехать в офис и сколько времени займёт оформление». Если планы не определены, обозначьте это прямо и согласуйте срок уточнения. Не обещайте поездку, пока не ясны даты и условия. Этот вопрос прежде всего про организацию выхода, а не про техническую квалификацию.